Organisation

Ein Verein mit flacher Hierarchie in der Schweiz kann durch klare Rollenverteilungen und definierte Prozesse effizient organisiert werden. Ziel ist es, die Entscheidungsfindung zu vereinfachen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern. Das Konzept für GJFS befindet sich im Aufbau.

1. Grundprinzipien

• Transparenz: Alle Entscheidungen und Aktivitäten sind für alle Mitglieder nachvollziehbar.
• Mitbestimmung: Mitglieder werden regelmässig in Entscheidungen einbezogen, z.Bsp. durch Abstimmungen, um die Gerechtigkeit zu wahren.
• Selbstverantwortung: Jedes Mitglied übernimmt Verantwortung in klar definierten Bereichen.
• Flexibilität: Aufgabenverteilung kann je nach Bedarf optimiert werden, um die Effizienz zu steigern.

2. Wichtige Posten und Aufgaben

Im Vorstand sind alle Rollen klar definiert, aber alle sind auf einer Stufe und ohne Privileg, um das Vertrauen zu stärken.

a) Verwaltungsrat

• Aufgabe: Botschafter, überkantonale Koordination, interne Kommunikation und Vertretung der Grundprinzipien nach Aussen.
• Verantwortung: Strukturieren der Sitzungen, Ansprechperson für externe Partner, Repräsentation des Vereins, Qualitätsmanagement und Controlling , Termine sowie Ziele überwachen.
• Besonderheit: Keine alleinige Entscheidungsgewalt; wichtige Entscheidungen werden im Vorstand oder durch die Mitgliederversammlung getroffen.

b) Finanzverwaltung

• Aufgabe: Verwaltung der Finanzen.
• Verantwortung: Buchhaltung, Erstellung von Budgets, Abwicklung von Zahlungen, Finanzberichte.
• Besonderheit: Transparente Berichterstattung an alle Mitglieder.

c) Schriftführung

• Aufgabe: Dokumentation und Kommunikation, flexible Unterstützung der Ressorts und aktive Mitgestaltung des Vereins.
• Verantwortung: Protokollierung von Sitzungen und Entscheidfindung, Verfassen von Einladungen und Mitteilungen, Archivierung wichtiger Dokumente und erteilen von Auskünften an den Vorstand sowie an die Mitglieder.
• Besonderheit: Sorgt dafür, dass alle Mitglieder registriert werden und informiert bleiben.

d) Ressortverantwortliche

• Aufgabe: Verantwortung für spezifische Projekte oder Themen (z.Bsp. Veranstaltungen, Mitgliederwerbung und Intake, Öffentlichkeitsarbeit, Technik, Gesetz, Politik, Wissenschaft etc).
• Verantwortung: Organisation und Durchführung von Aktivitäten, Berichterstattung an den Vorstand.
• Besonderheit: Kann rotierend oder temporär besetzt bzw. befristet extern erweitert werden.

3. Koordination

• Interne und externe Kommunikation für das gemeinsame Unternehmen findet immer nach dem 4-Augen-Prinzip statt (siehe a-d).
• Entscheidungen werden kollektiv getroffen, entweder im Vorstand oder in der Mitgliederversammlung.
• Kleinere Entscheidungen können in Arbeitsgruppen oder Projekten autonom getroffen werden, sofern die Schriftführung (c) miteinbezogen wurde.

4. Organigramm

5. Massnahmen für Effizienz

• Regelmässige Treffen: Kurze, strukturierte Meetings, um Aufgaben und Fortschritte zu besprechen.
• Digitale Tools: Einrichtung und Nutzung eines Online-Forums für transparente Kommunikation und Organisation.
• Ressourcen teilen: Wissen und Aufgaben gleichmässig verteilen, um Überlastung zu vermeiden.
• Feedbackkultur: Regelmässiges Einholen von Meinungen und Verbesserungsvorschlägen.

Mission